Nowy szablon MONACO dla Storefront już jest!

KSeF nadchodzi – jak przygotować swój sklep internetowy?

Zmiana, której nie da się uniknąć, już puka do drzwi każdego przedsiębiorcy. Krajowy System e-Faktur (KSeF) to obowiązek, który w 2026 roku obejmie wszystkich prowadzących działalność – także sprzedawców online. Ale spokojnie – da się to zrobić dobrze.

Co to jest KSeF i kogo dotyczy?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to ogólnopolska platforma teleinformatyczna stworzona przez Ministerstwo Finansów, która ma całkowicie zmienić sposób wystawiania i obiegu faktur w Polsce. System umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w formacie ustrukturyzowanym (XML), zgodnym ze ściśle określonym wzorcem.

Nie chodzi już o tradycyjne faktury w PDF-ie przesyłane mailem — każda faktura wystawiona przez przedsiębiorcę będzie musiała zostać przekazana do KSeF, zweryfikowana i zatwierdzona przez system, który nada jej unikalny numer identyfikacyjny i zapisze ją w centralnej bazie danych Ministerstwa Finansów.

Obowiązek korzystania z KSeF obejmie wszystkich czynnych podatników VAT, a w kolejnym etapie także firmy zwolnione z VAT. Zmiana dotyczy zarówno przedsiębiorstw prowadzących sprzedaż tradycyjną, jak i branży e-commerce.

Dla sklepów internetowych oznacza to konieczność technicznej integracji systemu sprzedaży lub fakturowania z KSeF. Jeśli sklep działa na platformie takiej jak Shoper i wystawia faktury automatycznie, jego oprogramowanie — lub dedykowany integrator, np. Netplace — musi zostać dostosowane do nowego standardu komunikacji z systemem Ministerstwa Finansów.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

KSeF funkcjonuje w Polsce od 2022 roku, jednak dotychczas jego stosowanie było dobrowolne.
Zgodnie z nowym harmonogramem, od 1 lutego 2026 roku system stanie się obowiązkowy dla dużych przedsiębiorców (osiągających w 2024 roku obrót brutto powyżej 200 mln zł), a od 1 kwietnia 2026 roku – dla pozostałych firm, w tym również przedsiębiorców zwolnionych z VAT.

Dla branży e-commerce oznacza to, że rok 2025 będzie kluczowym okresem przygotowań. To ostatni moment, by przetestować integracje, przeszkolić zespół i upewnić się, że system sklepu bezbłędnie komunikuje się z KSeF – zanim stanie się to obowiązkiem ustawowym.

Jak przygotować sklep do KSeF? Praktyczna instrukcja

Poniżej znajdziesz plan wdrożenia krok po kroku – tak, jak robi to Netplace przy integracjach dla sklepów internetowych.

1. Zrozum zasady działania systemu.
Zapoznaj się z tym, jak wygląda faktura w strukturze KSeF (tzw. FA(3)) i jak działa komunikacja przez API. Warto wiedzieć, że wszystko opiera się o format XML, a nie o tradycyjne PDF-y.

2. Zrób audyt swojego sklepu.
Sprawdź, z jakiego systemu fakturowania korzystasz – czy to Shoper, Subiekt, Baselinker, czy inny ERP. Ustal, czy ma już integrację z KSeF lub kiedy będzie dostępna.

3. Zaplanuj integrację techniczną.
Jeśli Twój system nie obsługuje KSeF, potrzebna będzie integracja – moduł lub wtyczka, która automatycznie prześle faktury do systemu Ministerstwa Finansów.
Netplace może pomóc Ci zaprojektować i wdrożyć takie rozwiązanie tak, by działało stabilnie i zgodnie z wymaganiami API KSeF.

4. Przetestuj wszystko w środowisku testowym.
Zanim zaczniesz wysyłać prawdziwe faktury, połącz sklep z wersją testową KSeF i wyślij kilka przykładowych dokumentów. To najprostszy sposób, by sprawdzić, czy dane są poprawne, a komunikacja działa bez błędów.

5. Uzyskaj dostęp do systemu KSeF.
Każdy przedsiębiorca musi mieć swój dostęp do KSeF – można go aktywować przez Profil Zaufany, podpis kwalifikowany lub token autoryzacyjny.
Warto zrobić to wcześniej, bo proces wymaga autoryzacji i przydzielenia uprawnień osobom lub biuru rachunkowemu.

6. Przygotuj zespół i biuro rachunkowe.
Jeśli zlecasz wystawianie faktur swojemu biuru rachunkowemu, nadaj im odpowiednie uprawnienia w systemie.
Dobrze też przeszkol zespół obsługi sklepu – niech wiedzą, jak reagować na błędy i komunikaty z KSeF.

7. Wprowadź zmiany w procesach sklepu.
Zastanów się, jak nowy proces fakturowania wpłynie na Twój sklep:
– czy faktury są wystawiane automatycznie po zakupie,
– czy klient dostaje PDF, czy tylko numer KSeF,
– czy Twój system potrafi obsłużyć korekty.

8. Wdróż monitoring błędów.
KSeF potrafi odrzucić fakturę, jeśli np. brakuje NIP-u lub dane są błędne. Upewnij się, że Twój system potrafi wykryć taki błąd i poinformować Cię o nim – zanim urząd skarbowy.

9. Uruchom produkcyjnie i testuj w praktyce.
Gdy wszystko działa, przejdź na wersję produkcyjną. W pierwszych tygodniach uważnie monitoruj system, reaguj na błędy i zapisuj doświadczenia.

10. Bądź czujny na zmiany.
Ministerstwo Finansów wciąż aktualizuje dokumentację KSeF i wprowadza poprawki. Śledź te informacje – albo powierz to partnerowi technologicznemu, który zrobi to za Ciebie.

Typowe pułapki, które warto ominąć

  • Odkładanie integracji na ostatnią chwilę (potem wszyscy będą jej potrzebować jednocześnie).
  • Brak przeszkolenia zespołu – a błędna faktura to nie tylko techniczny problem, ale i podatkowy.
  • Różne systemy fakturowania w firmie – chaos w danych.
  • Brak mechanizmu kontroli błędów (faktury „utknięte” w systemie).
  • Zmiany w API KSeF bez aktualizacji modułu – faktury przestaną się wysyłać.

KSeF to nie tylko obowiązek, ale też szansa na uporządkowanie fakturowania, automatyzację i większą przejrzystość finansów.

Jeśli zaczniesz przygotowania teraz, przejdziesz przez cały proces spokojnie, a Twoi klienci nawet nie zauważą, że coś się zmieniło. W Netplace możemy Ci w tym pomóc – od audytu i integracji po wsparcie techniczne i aktualizacje.

Paulina
Netplace
Logo

Potrzebujesz pomocy? Skontaktuj się z nami!

Klienci doceniają nasze indywidualne podejście do każdego zlecenia. Jeśli potrzebujesz pewnego zespołu do rozwiązania Twojego problemu, to napisz do nas!

Masz pytanie odnośnie produktu? Pisz śmiało!

Jeśli masz jakieś wątpliwości przed zakupem produktu, napisz do nas, a my odpowiemy na wszystkie Twoje pytania.

Potrzebujesz pomocy? Skontaktuj się z nami!

Klienci doceniają nasze indywidualne podejście do każdego zlecenia. Jeśli potrzebujesz pewnego zespołu do rozwiązania Twojego problemu, to napisz do nas!