KSeF nadchodzi – jak przygotować swój sklep internetowy?
Zmiana, której nie da się uniknąć, już puka do drzwi każdego przedsiębiorcy. Krajowy System e-Faktur (KSeF) to obowiązek, który w 2026 roku obejmie wszystkich prowadzących działalność – także sprzedawców online. Ale spokojnie – da się to zrobić dobrze.
Co to jest KSeF i kogo dotyczy?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to ogólnopolska platforma teleinformatyczna stworzona przez Ministerstwo Finansów, która ma całkowicie zmienić sposób wystawiania i obiegu faktur w Polsce. System umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w formacie ustrukturyzowanym (XML), zgodnym ze ściśle określonym wzorcem.
Nie chodzi już o tradycyjne faktury w PDF-ie przesyłane mailem — każda faktura wystawiona przez przedsiębiorcę będzie musiała zostać przekazana do KSeF, zweryfikowana i zatwierdzona przez system, który nada jej unikalny numer identyfikacyjny i zapisze ją w centralnej bazie danych Ministerstwa Finansów.
Obowiązek korzystania z KSeF obejmie wszystkich czynnych podatników VAT, a w kolejnym etapie także firmy zwolnione z VAT. Zmiana dotyczy zarówno przedsiębiorstw prowadzących sprzedaż tradycyjną, jak i branży e-commerce.
Dla sklepów internetowych oznacza to konieczność technicznej integracji systemu sprzedaży lub fakturowania z KSeF. Jeśli sklep działa na platformie takiej jak Shoper i wystawia faktury automatycznie, jego oprogramowanie — lub dedykowany integrator, np. Netplace — musi zostać dostosowane do nowego standardu komunikacji z systemem Ministerstwa Finansów.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
KSeF funkcjonuje w Polsce od 2022 roku, jednak dotychczas jego stosowanie było dobrowolne.
Zgodnie z nowym harmonogramem, od 1 lutego 2026 roku system stanie się obowiązkowy dla dużych przedsiębiorców (osiągających w 2024 roku obrót brutto powyżej 200 mln zł), a od 1 kwietnia 2026 roku – dla pozostałych firm, w tym również przedsiębiorców zwolnionych z VAT.
Dla branży e-commerce oznacza to, że rok 2025 będzie kluczowym okresem przygotowań. To ostatni moment, by przetestować integracje, przeszkolić zespół i upewnić się, że system sklepu bezbłędnie komunikuje się z KSeF – zanim stanie się to obowiązkiem ustawowym.
Jak przygotować sklep do KSeF? Praktyczna instrukcja
Poniżej znajdziesz plan wdrożenia krok po kroku – tak, jak robi to Netplace przy integracjach dla sklepów internetowych.
1. Zrozum zasady działania systemu.
Zapoznaj się z tym, jak wygląda faktura w strukturze KSeF (tzw. FA(3)) i jak działa komunikacja przez API. Warto wiedzieć, że wszystko opiera się o format XML, a nie o tradycyjne PDF-y.
2. Zrób audyt swojego sklepu.
Sprawdź, z jakiego systemu fakturowania korzystasz – czy to Shoper, Subiekt, Baselinker, czy inny ERP. Ustal, czy ma już integrację z KSeF lub kiedy będzie dostępna.
3. Zaplanuj integrację techniczną.
Jeśli Twój system nie obsługuje KSeF, potrzebna będzie integracja – moduł lub wtyczka, która automatycznie prześle faktury do systemu Ministerstwa Finansów.
Netplace może pomóc Ci zaprojektować i wdrożyć takie rozwiązanie tak, by działało stabilnie i zgodnie z wymaganiami API KSeF.
4. Przetestuj wszystko w środowisku testowym.
Zanim zaczniesz wysyłać prawdziwe faktury, połącz sklep z wersją testową KSeF i wyślij kilka przykładowych dokumentów. To najprostszy sposób, by sprawdzić, czy dane są poprawne, a komunikacja działa bez błędów.
5. Uzyskaj dostęp do systemu KSeF.
Każdy przedsiębiorca musi mieć swój dostęp do KSeF – można go aktywować przez Profil Zaufany, podpis kwalifikowany lub token autoryzacyjny.
Warto zrobić to wcześniej, bo proces wymaga autoryzacji i przydzielenia uprawnień osobom lub biuru rachunkowemu.
6. Przygotuj zespół i biuro rachunkowe.
Jeśli zlecasz wystawianie faktur swojemu biuru rachunkowemu, nadaj im odpowiednie uprawnienia w systemie.
Dobrze też przeszkol zespół obsługi sklepu – niech wiedzą, jak reagować na błędy i komunikaty z KSeF.
7. Wprowadź zmiany w procesach sklepu.
Zastanów się, jak nowy proces fakturowania wpłynie na Twój sklep:
– czy faktury są wystawiane automatycznie po zakupie,
– czy klient dostaje PDF, czy tylko numer KSeF,
– czy Twój system potrafi obsłużyć korekty.
8. Wdróż monitoring błędów.
KSeF potrafi odrzucić fakturę, jeśli np. brakuje NIP-u lub dane są błędne. Upewnij się, że Twój system potrafi wykryć taki błąd i poinformować Cię o nim – zanim urząd skarbowy.
9. Uruchom produkcyjnie i testuj w praktyce.
Gdy wszystko działa, przejdź na wersję produkcyjną. W pierwszych tygodniach uważnie monitoruj system, reaguj na błędy i zapisuj doświadczenia.
10. Bądź czujny na zmiany.
Ministerstwo Finansów wciąż aktualizuje dokumentację KSeF i wprowadza poprawki. Śledź te informacje – albo powierz to partnerowi technologicznemu, który zrobi to za Ciebie.
Typowe pułapki, które warto ominąć
- Odkładanie integracji na ostatnią chwilę (potem wszyscy będą jej potrzebować jednocześnie).
- Brak przeszkolenia zespołu – a błędna faktura to nie tylko techniczny problem, ale i podatkowy.
- Różne systemy fakturowania w firmie – chaos w danych.
- Brak mechanizmu kontroli błędów (faktury „utknięte” w systemie).
- Zmiany w API KSeF bez aktualizacji modułu – faktury przestaną się wysyłać.
KSeF to nie tylko obowiązek, ale też szansa na uporządkowanie fakturowania, automatyzację i większą przejrzystość finansów.
Jeśli zaczniesz przygotowania teraz, przejdziesz przez cały proces spokojnie, a Twoi klienci nawet nie zauważą, że coś się zmieniło. W Netplace możemy Ci w tym pomóc – od audytu i integracji po wsparcie techniczne i aktualizacje.